社内の情報整理を仕組み化したい。でも新しいシステムを入れる予算も時間もない——そういう状況でも、いま手元にある道具だけで作れる仕組みがあります。
実際に運用している5つの拡張案を紹介します。
①月次ダッシュボード
毎月末、その月に完了した案件数・顧客の動き・売上を、AIに1枚のレポートにまとめさせる。
ポイントはフォーマットを固定すること。毎月同じ形で出すことで、前月との差分が一目で分かります。人間が集計するとサボる月が出ますが、指示を定型化しておけば毎月同じ品質で出ます。
②顧客の共通課題を検出する
商談メモや問い合わせ記録を半年分ためて、AIに「共通して出てくる困りごとを5つ挙げて」と聞く。
これが強力です。個別に対応しているときは気づかないのですが、まとめて読ませると同じ悩みが繰り返し出てくることが見えます。それが次の商品の種になります。愚痴を集めて、パターン化して、商品にする。この流れは何度でも使えます。
③移動中の思いつきを自動で保存する
車の運転中や散歩中に浮かんだアイデアは、たいてい忘れます。イヤホンで音声入力してAIに整理させ、そのままメモに保存する。
地方は移動時間が長い。この時間が仕入れの時間に変わります。
④完了案件を「効率」で採点する
終わった案件について、実際の売上と、かかった時間を記録する。半年ためると、どの型の案件が効率が良いかがはっきりします。
感覚では「大きい案件が良い」と思っていても、時間あたりで見ると小さい定型案件のほうが良い、というのはよくある話です。
⑤年に一度の棚卸し
決算のタイミングで、使っていないフォルダ・肥大化したファイルをアーカイブに流す。
情報は放っておくと増えるだけで、減りません。年1回、意識的に減らす日を作る。
全部やらなくていい
5つ並べましたが、全部やる必要はありません。やりたくなったものだけ、やりたくなったときにやればいい。
まず①だけ。今月末に、AIに月次レポートを1枚書かせてみてください。それが仕組み化の一歩目です。
合同会社ヨミノワは、秋田を拠点にAI活用の伴走支援を行っています。